# T05 見積依頼書（RFP）、契約前チェックリスト

運送AI実践プロジェクト（仮称）のテンプレートです。［ ］の部分を自社の内容で埋めて使います。

## 使い方

1. 見積依頼書の［ ］を自社の内容で埋め、複数の事業者に同じ内容で依頼します。
2. 見積は、費用の内訳（初期・月額・オプション・解約時）をそろえて比べ、投資回収計算で確かめます。
3. 契約の前に、契約前チェックリストで、データの持ち出し・解約・障害時の扱いを確かめます。

## 根拠

法令の様式ではありません。製品を推奨せず、「要件」と「確認すべき点」で比べるための雛形です。補助金を使う場合は、公募要領（一次資料）で手続きを確かめてください。

## 確認日

2026年10月31日

## 版

第1版（2026年10月31日）

> この雛形は一般的なものです。個別の事案が法令に当てはまるかどうかの判断はしていません。判断が必要なときは、専門家や所管の窓口にご相談ください。

---

## 1. 見積依頼書（RFP）

### 1-1. 依頼の概要

- 依頼日：［　　年　　月　　日］
- 依頼する会社：［会社名］（担当：［部署・氏名］）
- 回答の期限：［　　年　　月　　日］
- 回答の送り先：［メールアドレスなど］

### 1-2. 会社の概要

- 保有台数：［　　台］（このシステムの対象：［　　台］）
- 営業所の数：［　　か所］
- システムを使う人：［　　人］（事務［　　］人、運行管理者［　　］人、運転者［　　］人）

### 1-3. 目的と、解決したい課題

- 目的：［例：点呼と運行の記録を電子で残し、月ごとに集計する］
- いまの困りごと：［　　］
- 導入した後に確かめる指標：［例：月の集計にかかる時間］（いまの値：［　　］）

### 1-4. 対象の業務と、いまの流れ

| 業務 | いまのやり方 | 使っている道具 | 担当 |
| --- | --- | --- | --- |
| ［例：点呼］ | ［例：紙の記録簿］ | ［　　］ | ［　　］ |
| ［　　］ | ［　　］ | ［　　］ | ［　　］ |

### 1-5. 必要な機能

| 機能 | 必須／あれば望ましい | 補足 |
| --- | --- | --- |
| ［　　］ | ［　　］ | ［　　］ |
| ［　　］ | ［　　］ | ［　　］ |

### 1-6. データ

- 取り込みたいデータ：［種類・形式・件数］
- 書き出したいデータ：［種類と形式（例：CSV）］
- いまのデータの移行：［あり・なし］（ありの場合：［件数・期間］）

### 1-7. 利用の環境

- 使う端末：［パソコン・スマートフォン・タブレット］
- 使う場所と通信：［事務所・車内など］

### 1-8. セキュリティ

次の点について、対応の内容を書いてください。

- 多要素認証、利用者ごとの権限の設定
- 操作の記録（ログ）の取得と保管の期間
- バックアップの方法と保管の場所
- データを保存する場所（国内・国外）と、再委託先の有無

### 1-9. 導入・教育・サポート

- 導入の手順と期間
- 教育の方法（説明会・資料・動画など）
- 問い合わせの受付時間と方法、障害時の連絡の方法

### 1-10. 費用の内訳（すべて税抜）

| 費目 | 金額 | 備考 |
| --- | --- | --- |
| 初期費用（機器・設定・教育） | ［　　］ | ［　　］ |
| 月額費用（利用料・保守料） | ［　　］ | ［　　］ |
| オプション | ［　　］ | ［　　］ |
| 解約するときの費用（データの書き出しを含む） | ［　　］ | ［　　］ |

見積がそろったら、サイトの投資回収計算（または T04 投資回収計算シート）で、回収期間と1台・1か月当たりの費用を確かめます。

### 1-11. 回答してほしいこと

- 上の各項目への対応（対応できる・できない・条件つき）
- 費用の内訳と、見積の有効期限
- 契約書・利用規約の案

## 2. 契約前チェックリスト

### データの持ち出し

- [ ] 解約するとき、データをどの形式（CSVなど）で、いつまでに、いくらで書き出せるか
- [ ] 書き出すデータに、必要な項目（日時・担当者など）がすべて含まれるか
- [ ] 解約した後、事業者側のデータがいつ消去されるか

### 解約

- [ ] 最低利用期間と、途中で解約するときの費用
- [ ] 解約の申し出の期限（何か月前までか）と、自動更新の有無

### 障害のとき

- [ ] 障害の知らせ方と、知らせが届くまでの時間
- [ ] 復旧の目標時間と、守れなかったときの扱い
- [ ] システムが止まったときの代わりのやり方（紙の様式など。T06 サイバー攻撃を想定したBCP も参照）

### 料金・機能の変更

- [ ] 料金を改定するときの知らせ方と時期
- [ ] 機能の変更・終了の扱い

### セキュリティ・個人情報

- [ ] データを保存する場所（国内・国外）と、再委託先の有無
- [ ] 運転者・応募者などの個人情報を、目的のほかに使わないこと。事故のときの連絡
- [ ] 多要素認証・権限の設定・操作の記録

### 法令で残すデータ

- [ ] 法令で残すデータ（点呼の記録、業務記録など）を、求められる項目と期間で残せるか（法令の要件は、社内で一次資料を確かめてから聞く）

### 補助金を使う場合

- [ ] 公募要領（一次資料）で、対象・申請の手順・期限を確かめた